Praxisorganisation

Firmierung

Es ist zu überlegen, unter welchem Namen die Praxis eröffnet werden soll. Nicht jede Bezeichnung ist in jedem Bundesland erlaubt.

Hier sollte eine genaue Beratung erfolgen, um einer eventuellen Abmahnung und den hiermit verbundenen Unannehmlichkeiten zu entgehen. Eine Umfirmierung kann durch Kosten einer Abmahnung und vor allem durch notwendige Änderungen von Werbeschild, Briefpapier, etc schnell eine teure Angelegenheit werden.

Praxisanmeldung:

Wollen Sie als Heilpraktiker nach bestandener Prüfung tätig werden, muss der Beginn der Tätigkeit auch dem Gesundheitsamt Ihres Wohnsitzes angezeigt werden. Dort erhalten Sie auch die notwendigen Informationen bezüglich der Ausstattung der Praxis. Manche Gesundheitsämter stellen auch gerne einen Beauftragten ab, der Sie in Zweifelsfragen persönlich besucht.

Wird die Tätigkeit nur nebenberuflich ausgeübt, ist eine Anmeldung beim Gesundheitsamt manchmal entbehrlich. Dies sollte vorher unbedingt geklärt werden, da das Gesundheitsamt die Einhaltung bestimmter Auflagen verlangen kann, bei deren Nichteinhaltung erhebliche Probleme entstehen können.

Erreichbarkeit:

Es ist wichtig, dass Sie für Ihre derzeitigen und besonders für Ihre zukünftigen Klienten gut erreichbar sind. Von daher empfiehlt sich die Anschaffung eines Anrufbeantworters oder die Schaltung einer Mobilbox über das Telefon.

Buchhaltung:

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, von Beginn an genaue Aufzeichnungen über sämtliche Einnahmen und Ausgaben zu fertigen. Sämtliche dazu gehörenden Belege sind 10 Jahre aufzuheben. Diese Arbeiten kann gut eine Steuerfachkraft erledigen. Es ist nicht immer sinnvoll, alles selbst erledigen zu wollen.

Patientenverträge:

Mit jedem Patienten kommt allein durch die Aufnahme der Behandlung ein sog. Behandlungsvertrag zustande. Je weniger Sie am Anfang mit dem Patienten klären, desto mehr muss im Streitfall vom „üblichen Inhalt“ eines Behandlungsvertrages ausgegangen werden.

Deshalb ist es sinnvoll, vor Beginn eines Beratungszyklus mit dem Patienten die wichtigsten Punkte schriftlich zu fixieren. Dies gibt auf beiden Seiten Sicherheit und vermeidet Streitigkeiten darüber, was denn nun Inhalt des Behandlungsvertrages ist.

Die Patientenkartei, die gleichfalls zu führen ist, ist gemäß den einschlägigen Verordnungen ebenfalls aufzubewahren.

Rechnungen und Quittungen:

Um eine ordnungsgemäße Verbuchung zu gewährleisten, sind Sie verpflichtet, Rechnungen oder Quittungen auszustellen. Rechnungen müssen folgende Kriterien erfüllen:

Rechnungsaussteller mit Adresse (Stempel genügt),
Rechnungsempfänger mit Adresse,
Ausstellungsdatum und Betrag,
fortlaufende Rechnungsnummer,
Rechnungstext (Art der Behandlung)
Angabe der Steuernummer,
Vermerk, „Betrag ohne Umsatzsteuer, da steuerfreie Leistung“ wenn die Rechnung auf einer therapeutischen Leistung beruht.

Bei Rechnungen mit Umsatzsteuer ist der Umsatzsteuersatz (in der Regel 19%), die Höhe des Umsatzsteuerbetrages und die Angabe der Umsatzsteuernummer Pflicht.

Wenn der Leistungsempfänger eine juristische Person oder ein Unternehmer ist, der die Leistung für sein Unternehmen empfangen hat oder wenn der Patient die Rechnung z. B. zur Vorlage bei seiner Krankenkasse benötigt, sind Sie auf jeden Fall verpflichtet, eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen. Ansonsten ist eine Quittung ausreichend, aus der die nötigen Informationen für die Buchhaltung hervorgehen.