Mit dem Beschluss für das Wachstumschancengesetz (27. März 2024; BGBl I 2024 Nr. 108) hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Damit folgt die Gesetzgebung dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung bereits zum Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr gemacht haben.
Die E-Rechnung wird den Geschäftsverkehr wesentlich vereinfachen. Leider sind dazu auch Umstellungen nötig. Es ist , wie so oft: Einmal mehr Arbeit, um dann viel Zeit und Stress zu sparen.
Neue Begriffe: E-Rechnung ab 2025 (das ist keine! PDF)
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem vorgegebenen, strukturierten elektronischen Datenformat im Sinne der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine elektronische Weiterverarbeitung. Ein PDF oder andere Formate stellen die Rechnung zwar digital und bildhaft dar, erfüllen jedoch nicht die Anforderungen für die Weiterverarbeitung.
Ab 2025 gilt eine als PDF versendete Rechnung nicht mehr als E-Rechnung!
Was gilt für Selbständige in Heilberufen ab 2025?
Wenn Sie Rechnungen für Heilleistungen ausstellen, sind diese gem. § 4 Nr. 14 a von der Umsatzsteuer befreit und werden an Privatpersonen gestellt. Heißt, Sie müssen in 2025 noch KEINE E-Rechnungen versenden. Solange sich an der Gesetzgebung nichts ändert, auch nicht in den Folgejahren.
E-Rechnungen müssen auch nicht ausgestellt werden bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Hier können Sie weiterhin Rechnungen in Papierform oder PDF übermitteln. Ich gehe aber davon aus, dass sich das die nächsten Jahre ändern wird.
Sie müssen aber E-Rechnungen empfangen und rechtssicher archivieren können.
Was ich oft noch erlebe: Alle „digitalen“ Rechnungen werden einfach ausgedruckt und mit etwas Glück wird die PDF in einem Ordner archiviert. Das ging schon die letzten Jahre nicht mehr und wird bei Prüfungen bemängelt. Digital übermittelte Rechnungen müssen auch revisionssicher digital aufbewahrt werden.
Ab 2025
Müssen Sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und auch revisionssicher aufbewahren können. E-Rechnungen können Sie einfach per Mail empfangen oder über ein Kundenportal herunterladen (wie viele Telefonanbieter es tun).
Archivierung und Aufbewahrung
Wichtig für Sie: Sie müssen die E-Rechnung revisionssicher 10 Jahre aufbewahren. Wird mit der E-Rechnung zusätzlich noch ein digitales „lesbares“ Dokument mit gesendet, ist dennoch die E-Rechnung aufzubewahren.
Es reicht nicht, diese Dateien einfach in einen „Ordner auf dem PC“ zu speichern, dieser erfüllt nicht die Bestimmungen gemäß GoBD (weil nicht unveränderbar). Bitte nutzen Sie dazu Archivierungssysteme, wie zum Beispiel Fileee oder noch besser lemniscus.de. Sie können natürlich auch eines der vielen großen Buchhaltungsprogramme am Markt nutzen.
https://www.fileee.com/digitalisierung/revisionssichere-archivierung
oder
Sie möchten noch mehr dazu erfahren?
https://www.ihk.de/blueprint/servlet/resource/blob/6230148/fc9275de1ee15df56e6fe758d4181684/entwurf-bmf-schreiben-juni-2024-data.pdf